关于征求《防灾科技学院会议费管理办法》意见的通知

各部门、各单位：

为了落实中国地震局巡视整改要求，加强财务日常管理，我修订了《防灾科技学院会议费管理办法》（征求意见稿），现征求各相关部门、单位意见。请于2018年11月29日前将意见按部门汇总后反馈发展与财务处。

 

联系人：吕丹

联系电话：01061596073

电子邮箱：caiwu@cidp.edu.cn

                                   发展与财务处

                                   2018年11月23日

 

《防灾科技学校会议费管理暂行办法》修订说明

    

    一、修订原因

    （一）原制度文字表述及执行中存在的问题

1、原制度第四条“使用财政预算资金举办的会议，严格实行年度预算总量控制”，学校横纵向科研性项目资金来源多为财政预算资金，对年中承接的科研项目及委托任务中的会议费用，难以在年初建立预算总量控制，不利于制度执行。

2、原制度第九条第三款“……会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。”，在实际执行中，从北京市火车站、首都机场到学校驻地由于公共交通工具不便利，多为学校安排车辆接送，所产生的交通费用虽然为城市间交通费，但无法向会议代表出具规范的城市间交通费票据，尤其回所在单位报销，同时，也导致学校会议费用中的“交通费”成本偏高。

原制度第九条第三款“……对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外事费用中报销”，在实际执行中存在无法严格对照“差旅费管理办法”制度执行的问题。

3、原制度第十条“按照成本补偿的原则向参会人员收取会议费的，收取的标准不能超过综合定额标准，必须开具合法票据，严格执行“收支两条线”，所有会议收入应及时上交学校财务”，在文字表述上与《中央和国家机关会议费管理办法》中的“会议费由会议召开单位承担，不得向参会人员收取，不得以任何方式向下属机构、企事业单位、地方转嫁或摊派”要求不符。

（二）学校出台《防灾科技学校会议管理办法》（防科党发〔2018〕57号）

原《防灾科技学校会议费管理暂行办法》中的“计划与备案管理” 与《防灾科技学校会议管理办法》“会议审批”表述重复。

二、修订内容

（一）原制度中的“第二章 计划和备案管理”删除。

（二）原制度第四条“使用财政预算资金举办的会议，严格实行年度预算总量控制”。

修改为“使用财政预算资金举办的行政类会议，严格实行年度预算总量控制”

（三）原制度第九条第三款“……会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。”

修改为“……会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。由于学校驻地与北京市火车站、首都机场距离远、公共交通不便利，对会议代表确有需要学校安排车辆接送站的，接送站中的跨地域交通费用，可以计入单位其他交通费用。”

原制度第九条第三款“……对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外事费用中报销”。

修改为“……除会议代表外，对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外事费用中报销，也可视为参会代表纳入会议费中列支”。

（四）原制度第十条“按照成本补偿的原则向参会人员收取会议费的，收取的标准不能超过综合定额标准，必须开具合法票据，严格执行“收支两条线”，所有会议收入应及时上交学校财务”。

修改为“对全部使用财政性资金举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费；使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，可以适度收取会议费，收取的标准不能超过综合定额标准，且应在会议通知中明示。取得的各项收入，应及时解交财务处，实行收支两条线管理，不得坐收坐支。对于收取会议费的会议，或者获得专项资助的会议，应首先使用收取的会议费和专项资助经费”。

 

发展与财务处  

2018年11月24日

 

 

 

 

防灾科技学院会议费管理办法（征求意见稿）

　　第一章 总则

　　第一条 为进一步加强学校会议经费管理，节约会议费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》等文件精神及《防灾科技学院会议管理办法》有关要求，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于学校各部门、各单位举（承）办的有会议费用支出的各类会议。

　　第三条 会议费使用和管理职责如下：

　　会议举（承）办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举（承）办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。

　　各部门、各单位对本部门、本单位举（承）办的会议承担审批和监管责任。经费归口管理部门应加强会议费支出管理，加强政策宣传，督促办会人员合理、合规报销会议费。

　　财务部门负责会议费的会计核算和财务管理，制定和完善学校会议费管理办法，依据有关财经法律法规、会议费管理制度和学校审批结果，实施会议费报销管理和服务。

第四条 各部门、各单位举（承）办会议应该与学校教学、科研活动和管理工作紧密相关，坚持厉行节约、反对浪费的原则，增强针对性和实效性。其中，使用财政预算资金举办的行政类会议，严格实行年度预算总量控制。

第二章 会议费支出范围及标准

　　第四条 会议费开支必须要有预算资金来源，支出范围包括：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等，以及按规定开支的住宿费、伙食费。国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

　　前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

　　会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费、会议工作人员劳务费等在相应的科目列支，不在会议费中列支。对会议组织中安排学生作为工作人员的，可参照学生勤工助学进行管理。

　　第五条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准为550元/人•天，其中，住宿费340元/人•天、伙食费130元/人•天、其他费用80元/人•天。　　

　　（一）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

　　（二）会议召开所在地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会以外，不安排住宿。确需安排工作人员住宿的，按上述标准执行，并纳入预算。

（三）会议费定额控制标准中“其他费用”包含：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费等。交通费是用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。由于学校驻地与北京市火车站、首都机场距离远、公共交通不便利，对会议代表确有需要学校安排车辆接送站的，接送站中的跨地域交通费用，可以计入单位其他交通费用。

对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外事费用中报销，也可视为参会代表纳入会议费中列支。

　　第三章 会议的组织

　　第五条 各部门、各单位应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。举（承）办会议应当在开支范围和标准内，优先选择本校资源举行。参会人员在50人以内且无外地代表的会议，原则上在单位内部会议室召开，且不安排住宿。

　　第六条 除学术会议外，工作会议会期均不得超过2天，其中，传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间，合计不得超过1天。

　　第七条 会议参会人员视内容而定，除学术会议外，工作会议一般不得超过50人，组织会议的工作人员一般控制在会议人员数量的10%以内。

　　第八条 各部门、各单位严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

　　各部门、各单位应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

　　不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第九条 对全部使用财政性资金举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费；使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，可以适度收取会议费，收取的标准不能超过综合定额标准，且应在会议通知中明示。取得的各项收入，应及时解交财务处，实行收支两条线管理，不得坐收坐支。对于收取会议费的会议，或者获得专项资助的会议，应首先使用收取的会议费和专项资助经费。

　　第四章 报销结算

　　第十条 各部门、各单位在会议结束后应当及时汇总票据，集中一次办理报销手续。会议费在开支范围内凭据报销，财务部门要严格按规定审核会议费开支，对未按照《防灾科技学院会议管理办法》纳入年度会议计划或履行审批备案程序的会议费用，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

　　第十一条 报销会议费，需提供“会议计划审批表”、会议通知、参会人员签到表，以及住宿、伙食、交通等会议任务承担机构出具的相关费用原始明细单据等凭证。

　　第十二条 各项会议费用开支应当按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行，采用银行转账或公务卡方式结算，不以现金方式支付。

　　第五章 监督检查

　　第十三条 除涉密会议外，发展与财务处每年末将会议的项目、内容、人数、经费支出等情况，以适当方式进行公开，接受监督。

　　第十四条 学校办公室、审计、财务等部门对各部门、各单位会议费使用情况进行监督检查。对发现问题的将责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和部门负责人，按学校相关规定处理。

　　第十五条 会议举（承）办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

　　（一）套取会议费设立“小金库”的；

　　（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

　　（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

　　（四）违规报销与会议无关费用的；

　　（五）其他违反本办法规定的。

　　第六章 附则

　　第十六条 本办法由发展与财务处负责解释。

　　第十七条 本办法自2018年12月1起执行，原《防灾科技学院会议费管理办法》（防科发财〔2016〕82号）同时废止。